Primeros pasos en Clinic Core

Bienvenido. Este manual te guía paso a paso por cada módulo del sistema. Está pensado para que cualquier persona del consultorio — Admin, Médico o Personal — pueda usarlo desde su primer día.

¿Qué es Clinic Core?

Clinic Core es un sistema integral de gestión para clínicas y consultorios médicos en Ecuador. Funciona 100% en la nube (no se instala nada) y se accede desde cualquier computadora, tablet o teléfono con internet. Cada clínica tiene su propio espacio aislado y seguro.

Cómo entrar al sistema

El acceso es a través de la dirección app.cliniccore.lat. Usa el correo y la contraseña que te asignó el administrador de tu clínica. Si activaste autenticación en dos pasos (2FA), te pedirá también un código de tu app autenticadora.

Vista general del sistema

Apenas entras al sistema verás el Dashboard, una pantalla resumen con las cifras más importantes del día: citas, pacientes nuevos, ingresos y recetas. Desde el menú lateral izquierdo puedes acceder a cualquier módulo del sistema.

Tu primera vez: tres pasos esenciales

¿Dónde pedir ayuda?

Si en algún momento te quedas trabado, tienes tres canales:

• WhatsApp directo: +593 99 668 0777. Respuesta en horario laboral.
• Correo: hello@cliniccore.lat
• Este manual: usa el índice del lado izquierdo para saltar al módulo que necesites.

Cómo se organizan los roles

Clinic Core trabaja con tres roles bien definidos. Cada uno tiene acceso a lo que necesita para hacer su trabajo — ni más, ni menos.

Resumen de permisos por módulo

Esta tabla resume quién puede hacer qué en cada módulo del sistema. El símbolo ✓ indica acceso completo, consulta indica solo lectura, y — indica sin acceso.

Dashboard

La pantalla principal del sistema. Resumen del día, citas próximas, ingresos y accesos rápidos a las acciones más comunes.

Para qué sirve

El Dashboard es lo primero que ves al iniciar sesión. Su objetivo es darte una foto rápida del estado del día: cuántas citas tienes, cuánto has cobrado, cuántas recetas se han emitido, qué está pendiente. Desde aquí puedes saltar a cualquier cita o paciente con un click.

Quiénes usan este módulo

Qué ve cada rol

Pacientes

Donde vive toda la información de las personas que atiendes: datos personales, contacto, antecedentes, alergias y todo su historial.

Para qué sirve

El módulo de Pacientes es el corazón de datos personales del sistema. Aquí registras a cada paciente una sola vez, y desde ese momento queda disponible en todos los demás módulos (agenda, historias, recetas, cobros). La búsqueda es rápida: puedes encontrar a alguien por nombre, apellido, cédula o número de teléfono.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Datos que se guardan de cada paciente

• Identificación: nombres, apellidos, cédula, fecha de nacimiento, sexo
• Contacto: teléfono móvil, teléfono fijo (opcional), correo electrónico, dirección, ciudad
• Clínicos: tipo de sangre, alergias, antecedentes personales, antecedentes familiares, medicación habitual
• Administrativos: aseguradora si aplica, contacto de emergencia, observaciones generales
• Foto: opcional, ayuda a identificar visualmente al paciente en el sistema

Historias clínicas

El registro médico oficial de cada consulta. Clinic Core soporta tres tipos: Medicina General, Especialidad y Psicología (con escalas DSM-5).

Para qué sirve

Una historia clínica es el documento donde queda registrada cada atención que le das a un paciente: motivo de consulta, signos vitales, antecedentes, examen físico, diagnóstico y plan. En Clinic Core las historias quedan guardadas con la fecha, hora y médico que las realizó, y se pueden imprimir con diseño profesional para entregar al paciente o adjuntar a aseguradoras.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Los tres tipos de historia clínica

Al crear una historia nueva, eliges el tipo según la consulta:

• Medicina General: consulta médica estándar. Incluye motivo, antecedentes, signos vitales, examen físico, diagnóstico CIE-10 y plan.
• Especialidad: similar a la general pero con campos específicos según la especialidad (cardiología, gineco-obstetricia, pediatría, etc.).
• Psicología: incluye motivo de consulta, examen mental, antecedentes psicológicos, diagnóstico con CIE-10 + DSM-5, plan terapéutico y evolución.

Cómo crear una historia clínica

Tienes dos formas: la manual (rápida, desde el módulo de Pacientes) y la guiada a través del Wizard de Atención (que cubre todo el flujo de la consulta de inicio a fin). Si vas a atender un paciente desde cero, usa el Wizard. Si solo necesitas registrar una nota o agregar una historia retroactiva, usa la manual.

Agenda y Citas

El calendario donde se programan, modifican y atienden las citas de todos los médicos del centro.

Para qué sirve

La agenda es el módulo más usado del día a día por el Personal. Aquí se ven todas las citas del centro en vista de día, semana o mes. Cada cita tiene un estado que se actualiza durante la jornada: agendada → confirmada → en sala → atendida (o cancelada). Si tienes activado el add-on de recordatorios, los pacientes reciben un email automático antes de su cita.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Estados de una cita

• Agendada: la cita está programada pero el paciente no ha confirmado.
• Confirmada: el paciente confirmó su asistencia (manual o vía recordatorio automático).
• En sala: el paciente llegó y está esperando ser atendido.
• Atendida: la consulta se realizó. La historia clínica quedó registrada.
• Cancelada: la cita no se realizó. Se puede agregar el motivo.
• No asistió: el paciente no se presentó sin avisar.

Wizard de Atención

El flujo guiado que te lleva paso a paso a través de una consulta completa: paciente → cobro → signos vitales → historia → próxima cita. Es la funcionalidad más potente del sistema.

Por qué es importante

Atender un paciente implica varios pasos sueltos: confirmar quién es, cobrar, tomar signos vitales, registrar la historia clínica, emitir recetas o certificados, y agendar el próximo control. El Wizard une todo en un solo flujo guiado, sin saltar entre módulos. Al terminar, todo queda registrado y sincronizado: la historia, el cobro, las recetas, la próxima cita. Cero pasos olvidados.

Quiénes lo usan

El Wizard es exclusivo del Médico. El Personal apoya marcando "en sala" desde Agenda; el Médico continúa el flujo desde ahí.

Los 5 pasos del Wizard

Detalle de cada paso

Recetas médicas

Emisión de recetas con validez legal según el Acuerdo Ministerial 0031-2020 del Ministerio de Salud de Ecuador.

Para qué sirve

Las recetas se emiten desde el Wizard de Atención o directamente desde la ficha del paciente. El sistema tiene un buscador integrado con cientos de medicamentos precargados, sus dosis de referencia, presentaciones (oral, IV, IM) y nombres comerciales más comunes en Ecuador. Cada receta se imprime con tu membrete profesional y queda guardada en el historial del paciente.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Qué incluye cada receta

• Encabezado: tu membrete (nombre del centro, logo, dirección, teléfono) + datos del médico (nombre, especialidad, número de registro profesional).
• Datos del paciente: nombre completo, cédula, edad, sexo, diagnóstico CIE-10 vinculado.
• Alerta de alergias: banner rojo si el paciente tiene alergias registradas en su ficha.
• Medicamentos: cada uno con principio activo, concentración, presentación, vía de administración, posología y duración del tratamiento.
• Indicaciones: "Genérico" o "No cambiar" según lo indique el médico (Acuerdo Ministerial 0031-2020).
• Firma y validez legal: espacio para firma manual, número secuencial de receta, fecha de emisión, validez 30 días desde emisión.

Laboratorio

Órdenes de exámenes de laboratorio con diagnóstico presuntivo, indicaciones de preparación y catálogo de 120+ exámenes en 20 categorías.

Para qué sirve

El módulo de Laboratorio genera órdenes profesionales para que el paciente las lleve a cualquier laboratorio. Incluye los exámenes solicitados, el diagnóstico presuntivo (importante para que el laboratorio sepa qué buscar) y las indicaciones de preparación del paciente (ayuno, hidratación, suspender medicamentos, etc.). Se imprime con tu membrete y tu firma.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Indicaciones de preparación del paciente

Al crear una orden, puedes agregar instrucciones específicas que aparecerán destacadas en la orden impresa. Hay botones rápidos para las más comunes:

• Ayuno de 8 horas — perfil lipídico, glucemia, etc.
• Ayuno de 12 horas — perfiles más exigentes.
• Sin restricciones — exámenes generales.
• Primera orina de la mañana — exámenes urinarios.
• Suspender medicamentos — campo libre para indicaciones específicas.

Certificados médicos

Tres tipos de certificados profesionales listos para imprimir y firmar: IESS, certificado simple y certificados genéricos.

Para qué sirve

Los certificados se emiten desde la ficha del paciente o desde el Wizard de Atención. Cada uno tiene su formato profesional con membrete, datos del paciente, motivo, vigencia y firma del médico. Quedan registrados con numeración secuencial y se pueden reimprimir cuando se necesite.

Quiénes usan este módulo

Los tres tipos de certificado

• Certificado IESS: formato oficial con todos los campos que pide la institución (paciente, cédula, diagnóstico, días de reposo, médico tratante, registro profesional). Listo para presentar en el seguro social.
• Certificado simple: certificado médico estándar para uso general (trabajo, escuela, viajes). Incluye motivo de atención y reposo si aplica.
• Certificados genéricos: formato libre para casos especiales. Puedes escribir el motivo y condiciones específicas según lo que necesite el paciente.

Qué hace cada rol

Medicina Ocupacional

Evaluaciones ocupacionales con marco FEMO (Acuerdo Ministerial 00025-2025 MSP). Incluye Certificado de Aptitud laboral y la ficha FEMO completa de 10 secciones.

Para qué sirve

Este módulo está dirigido a médicos ocupacionales que evalúan trabajadores para empresas. Sigue el marco FEMO (Formato de Evaluación Médica Ocupacional) establecido por el Ministerio de Salud Pública de Ecuador. Permite gestionar empresas, trabajadores, evaluaciones y emitir el Certificado de Aptitud y la ficha FEMO completa.

Quiénes usan este módulo

Documentos que genera

• Certificado de Aptitud laboral: dictamen del médico sobre si el trabajador es apto, apto con restricciones o no apto para el puesto evaluado. Con vigencia de 1 año automática.
• Ficha FEMO completa (10 secciones): datos generales, datos del trabajador, datos de la empresa, antecedentes, historia laboral, factores de riesgo, examen físico, exámenes complementarios, diagnósticos CIE-10, aptitud y recomendaciones.

Tipos de evaluación

• Pre-ocupacional: antes de iniciar relación laboral con la empresa.
• Periódico: evaluaciones regulares según el riesgo del puesto.
• De retiro: al finalizar la relación laboral con la empresa.
• De reintegro: después de incapacidad prolongada.
• De cambio de puesto: antes de un cambio significativo de función.

Cobros y Recibos

El módulo donde se registra todo el dinero que entra al centro: consultas, procedimientos, exámenes, pagos pendientes. Con recibos profesionales listos para imprimir.

Para qué sirve

Cada vez que un paciente paga una consulta o servicio, queda registrado aquí con su recibo correspondiente. El módulo muestra cuánto se ha cobrado hoy, cuánto está pendiente de cobro, qué pacientes deben y permite filtrar por médico, fecha o método de pago. Es la base para la contabilidad del centro.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Cómo registrar un cobro

Finanzas

Módulo completo de finanzas del centro: cobros, gastos, nómina, caja chica, proveedores y reportes con gráficos.

Para qué sirve

Si Cobros y Recibos registra los ingresos individuales, Finanzas es la mirada estratégica del negocio. Aquí ves el panorama completo: cuánto entra, cuánto sale, en qué se gasta, cuánto se debe al personal, cuánto a proveedores. Está pensado para el Admin (gerente o dueño del centro).

Quiénes usan este módulo

Sub-módulos de Finanzas

• Dashboard financiero: KPIs del mes con gráficos de ingresos vs gastos, evolución temporal, comparativo con mes anterior.
• Cobros: vista consolidada de todos los cobros del centro (la misma información del módulo Cobros y Recibos, pero con filtros financieros adicionales).
• Gastos: registro de egresos por categoría (insumos médicos, servicios básicos, mantenimiento, papelería, etc.) con cálculo automático de IVA.
• Nómina: control de salarios del personal: médicos, enfermería, secretaría. Pagos quincenales o mensuales, con histórico.
• Caja chica: registro de movimientos menores con saldo en tiempo real.
• Proveedores: gestión de proveedores del centro (laboratorios, farmacias, distribuidores de insumos) con saldos por pagar.
• Reportes financieros: estados de resultados, flujo de caja, análisis por categoría y por período. Exportables a PDF y Excel.

Reportes

Estadísticas y análisis del centro: pacientes, citas, ingresos, recetas, exámenes. Exportables en PDF para reuniones de socios o auditorías.

Para qué sirve

Los reportes te permiten medir y entender cómo va el negocio: cuántos pacientes nuevos llegan al mes, qué médicos atienden más, cuáles son los diagnósticos más frecuentes, qué servicios generan más ingresos. Es información clave para tomar decisiones estratégicas — qué especialidades crecen, dónde invertir, qué horarios son más demandados.

Quiénes usan este módulo

Qué hace cada rol

Reportes disponibles

• Reporte de pacientes: total de pacientes registrados, nuevos en el período, distribución por edad/sexo/ciudad.
• Reporte de citas: citas atendidas, canceladas, no asistidas, tasa de cumplimiento.
• Reporte de ingresos: cobrado por servicio, por médico, por método de pago, evolución mensual.
• Reporte de producción médica: consultas atendidas por médico, comparativo entre profesionales.
• Reporte de diagnósticos: CIE-10 más frecuentes en el centro, útil para planificación clínica.
• Reporte de medicamentos: los más recetados, dosis más comunes, picos por temporada.

Configuración

Centro de control del sistema: datos de la clínica, médicos y personal, servicios y tarifas, horarios, integraciones y seguridad.

Para qué sirve

Aquí defines cómo se comporta tu sistema. Es donde el Admin configura todo lo que es específico de tu centro: el nombre, el logo, el membrete que aparece en las recetas, los servicios que ofreces, los horarios de atención, los usuarios del sistema y sus roles. Una vez configurado, raramente se vuelve a tocar — solo cuando hay cambios estructurales (nuevo médico, nuevo servicio, cambio de horarios).

Quiénes usan este módulo

Áreas de configuración

• Centro médico: nombre, dirección, teléfono, correo, RUC, logo, membrete para impresión de documentos.
• Médicos y personal: alta y baja de usuarios, asignación de roles (Admin / Médico / Personal), permisos específicos, contraseñas y 2FA.
• Servicios y tarifas: catálogo de servicios que ofreces con sus precios. Se usa en el módulo de Cobros.
• Horarios: días y horas de atención por médico. Define los slots disponibles en la agenda.
• Plantillas: formatos personalizables para recetas, certificados y órdenes de laboratorio.
• Notificaciones: activar/desactivar recordatorios automáticos por correo a pacientes y al personal.
• Add-ons: activar o desactivar funcionalidades opcionales (Portal del Paciente, Telemedicina, Mensajería, NPS).
• Seguridad: autenticación de dos factores (2FA), tiempo de inactividad de sesión, registro de auditoría.
• Suscripción: ver tu plan actual, facturas, cambiar de plan, agregar usuarios.